Glossaire de la facture électronique, de l’archivage numérique et de l’externalisation du courrier

Ce glossaire a pour objectif de vous aider à comprendre le vocabulaire utilisé autour de l’externalisation de l’impression, de l’envoi et de l’archivage sécurisé de vos courriers et documents, ainsi que de la facture électronique devenue obligatoire en France.

Vous y trouverez des définitions claires et accessibles pour mieux appréhender les solutions proposées par AGICE et sécuriser vos choix en matière de gestion documentaire.

A

Affranchissement industriel

Mode d’affranchissement réservé aux gros volumes de courrier, permettant de bénéficier de tarifs postaux optimisés (par exemple le tarif G4 Premium) grâce à un traitement mécanisé et normalisé des plis.
AGICE intègre cet affranchissement dans sa solution d’externalisation courrier pour réduire vos coûts postaux tout en simplifiant vos envois.

Archivage électronique

Conservation des documents au format numérique, dans un système organisé qui garantit l’accès, la consultation et la restitution des documents sur la durée souhaitée.
Les solutions d’AGICE permettent d’associer impression, envoi et archivage électronique pour une gestion documentaire cohérente, de la création à la conservation.

Archivage probatoire / légal

Archivage électronique réalisé dans des conditions techniques et organisationnelles qui permettent de prouver l’intégrité et l’authenticité d’un document devant un juge ou une administration.
AGICE travaille avec des partenaires spécialisés pour proposer des solutions d’archivage légal adaptées aux secteurs réglementés (santé, banque, assurance, etc.).

Archivage sécurisé

Archivage électronique avec des mesures de sécurité renforcées (chiffrement, contrôle des accès, traçabilité, sauvegardes) pour protéger les données sensibles contre la perte, l’altération ou l’accès non autorisé.
L’archivage sécurisé des documents est un pilier des expertises métiers d’AGICE dans les domaines Santé, Banque/Assurance/Mutuelle et Immobilier.

C

Calendrier de la facturation électronique

Plan officiel de mise en place de l’obligation de facturation électronique en France : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques, puis l’obligation d’émission sera généralisée progressivement selon la taille des entreprises jusqu’en 2027.
AGICE accompagne ses clients dans la mise en conformité avec ce calendrier, en lien avec des plateformes spécialisées en facture électronique.

Coffre-fort électronique (CFE)

Service d’archivage numérique personnel ou professionnel, hautement sécurisé, permettant de stocker des documents (factures, bulletins de paie, contrats…) sur le long terme, avec des garanties d’intégrité, de traçabilité et de confidentialité.
Les solutions de coffre-fort électronique s’intègrent naturellement aux offres d’AGICE en dématérialisation et archivage sécurisé.

D

Dématérialisation des documents

Processus de transformation d’un document papier (courrier, facture, contrat…) en un document numérique exploitable, incluant la numérisation, l’extraction des données (OCR) et l’intégration dans les logiciels métiers.
AGICE s’appuie sur la dématérialisation pour connecter vos courriers papier à vos outils métiers et systèmes d’archivage numérique.

Dématérialisation des factures

Transformation du cycle de facturation papier en un cycle entièrement numérique, de l’émission à la réception et à l’archivage, avec des formats structurés compatibles avec les systèmes comptables et les obligations fiscales.
AGICE et ses partenaires vous accompagnent dans la dématérialisation fiscale de vos factures pour répondre aux nouvelles obligations légales.

Distribution (de documents)

Service qui consiste à acheminer des documents ou supports (courriers, brochures, mailings) vers leurs destinataires finaux, en utilisant des réseaux postaux, logistiques ou commerciaux.
AGICE propose des solutions de distribution de documents intégrées à ses services d’édition et de logistique, notamment pour les campagnes de communication et les envois administratifs.

E

E‑invoicing (facturation électronique)

Émission, transmission et réception des factures au format électronique structuré, via des plateformes reconnues (PPF, PDP ou OD), afin de permettre un traitement automatisé des données et un contrôle fiscal renforcé.
AGICE, avec ses partenaires technologiques, aide les entreprises à mettre en place une facturation électronique conforme à la réforme française.

E‑reporting

Transmission électronique à l’administration fiscale, par les plateformes de facturation, de données de facturation qui ne passent pas directement par le circuit de facturation électronique obligatoire (par exemple certaines opérations B2C ou internationales).
Cette fonction complète l’e‑invoicing et s’intègre dans les flux de facturation dématérialisés suivis par les partenaires d’AGICE.

Éditique

Ensemble des processus et outils dédiés à la production de documents en masse (courriers, relevés, factures, mailings), incluant la mise en page, l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et parfois la version numérique.
AGICE est experte en solutions d’éditique pour vos documents administratifs, marketing direct et communications sensibles.

Externalisation du courrier

Fait de confier à un prestataire spécialisé la gestion de tout ou partie du traitement du courrier (impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt Poste, suivi), afin de gagner du temps, de réduire les coûts et de sécuriser les envois.
AGICE propose une solution complète d’externalisation courrier, de l’impression à l’archivage numérique, pour tous les secteurs d’activité.

F

Factur‑X

Format de facture électronique « hybride » combinant un PDF lisible par l’humain et un fichier de données structurées (XML) intégré, permettant une lecture simple et un traitement automatisé par les logiciels.
Il est au cœur de la réforme de la facturation électronique en France, et fait partie des formats pris en charge par les plateformes partenaires d’AGICE.

Facture électronique

Facture créée, envoyée, reçue et archivée sous forme électronique structurée, via le PPF ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), avec des données normalisées permettant les contrôles fiscaux et l’intégration automatique en comptabilité.
AGICE vous accompagne dans la mise en conformité avec la facturation électronique obligatoire, en lien avec ses partenaires de confiance.

Flux de facturation

Ensemble des échanges de données et de documents liés à la facturation entre une entreprise, ses clients, ses fournisseurs et l’administration, pouvant être papier ou électroniques (B2B, B2C, international).
Les solutions d’AGICE permettent de connecter ces flux à vos processus d’édition, d’envoi postal et d’archivage sécurisé.

I

Imprim’Vert

Label français attribué aux imprimeurs engagés dans une démarche de réduction de leurs impacts environnementaux (gestion des déchets, choix des produits, sensibilisation des équipes, suivi des consommations).
AGICE est labellisée Imprim’Vert et intègre cette démarche dans ses engagements éco‑responsables.

ISO 9001

Norme internationale qui définit les critères d’un système de management de la qualité, garantissant des processus maîtrisés, orientés satisfaction client et amélioration continue.
La certification ISO 9001 d’AGICE atteste de la qualité de ses services d’édition, d’impression et de gestion documentaire.

ISO 14001

Norme internationale qui définit les exigences pour un système de management environnemental visant à maîtriser et réduire les impacts de l’activité sur l’environnement.
AGICE est certifiée ISO 14001, ce qui renforce sa démarche environnementale et RSE appliquée à l’impression et à la logistique documentaire.

ISO 27001

Norme internationale de référence pour les systèmes de management de la sécurité de l’information, imposant des exigences fortes en matière de confidentialité, intégrité et disponibilité des données.
Cette exigence de sécurité guide les solutions d’AGICE en gestion de données sensibles et archivage sécurisé pour ses clients.

L

Logistique (documentaire)

Gestion des flux physiques de supports : stockage de documents et outils de communication, préparation de commandes, colisage et expédition.
AGICE propose une logistique sur‑mesure pour vos campagnes marketing, vos documents réglementaires et vos kits de communication.

M

Marketing direct (courrier, email, SMS, vocal)

Actions de communication personnalisées envoyées directement au destinataire (clients, patients, adhérents…) via plusieurs canaux : courrier, email, SMS, messages vocaux.
AGICE conçoit, imprime et envoie vos campagnes de marketing direct multicanal, en assurant la cohérence entre vos supports papier et numériques.

Mise sous pli

Étape consistant à insérer automatiquement les documents imprimés dans des enveloppes, à les fermer et à les trier selon différents critères (format, poids, destinataire) avant affranchissement et dépôt.
Cette opération est au cœur de la production industrielle de courrier réalisée par AGICE.

N

NPAI / PND

Sigles signifiant « N’habite Pas à l’Adresse Indiquée » ou « Pli Non Distribué », utilisés par La Poste pour signaler un courrier qui n’a pas pu être remis à son destinataire.
AGICE fournit des reportings détaillés des NPAI/PND afin d’améliorer la qualité de vos bases d’adresses et de vos campagnes d’envoi.

O

OCR / Ocrisation

Reconnaissance Optique de Caractères : technologie qui permet de transformer l’image d’un document (scan, PDF image) en texte exploitable, afin d’extraire automatiquement les informations utiles (montants, dates, références…).
Cette technologie est souvent utilisée dans les projets de dématérialisation des factures et des courriers accompagnés par les partenaires d’AGICE.

OD (Opérateur de Dématérialisation)

Prestataire qui accompagne les entreprises dans la préparation, la conversion et la transmission de leurs factures électroniques, mais qui s’appuie sur le PPF ou une plateforme agréée pour la relation avec l’administration fiscale.
AGICE travaille avec des OD et PDP pour sécuriser vos flux de facturation électronique et vos échanges avec le PPF.

P

PCA (Plan de Continuité d’Activité)

Ensemble des mesures organisées pour maintenir les activités critiques d’une entreprise en cas de crise ou d’incident majeur (panne informatique, sinistre, etc.).
AGICE s’appuie sur un PCA robuste pour garantir la continuité de ses services d’impression et d’envoi.

PDP / PA (Plateforme de Dématérialisation Partenaire / Plateforme Agréée)

Plateforme privée immatriculée par l’État pour acheminer, contrôler et transmettre les factures électroniques et les données de e‑reporting au Portail Public de Facturation, en respectant des exigences techniques et de sécurité strictes.
AGICE s’appuie sur ces plateformes pour proposer un accompagnement complet à la réforme de la facture électronique.

PRA (Plan de Reprise d’Activité)

Dispositif permettant de redémarrer les systèmes d’information et processus clés après un incident majeur ou une interruption prolongée, souvent couplé à une infrastructure de back‑up.
AGICE dispose d’un PRA et d’une usine de back‑up pour assurer la continuité de production de vos courriers et documents critiques.

PPF (Portail Public de Facturation)

Plateforme nationale mise en place par l’État pour centraliser la réception, la transmission et le reporting des factures électroniques et des données de facturation, en lien avec les plateformes partenaires.
Toutes les factures électroniques et données d’e‑reporting passent, directement ou via des PDP/OD, par le PPF, au cœur de la réforme française de la facturation électronique.

S

SaaS (Software as a Service)

Mode de fourniture de logiciel accessible via Internet (navigateur web), sans installation locale, généralement sous forme d’abonnement, très utilisé pour les solutions de dématérialisation et d’archivage.
Les solutions de dématérialisation partenaires d’AGICE sont souvent proposées en mode SaaS, pour une mise en œuvre rapide et évolutive.

SecNumCloud

Qualification française délivrée par l’ANSSI aux services cloud qui répondent à des exigences élevées en matière de sécurité et de souveraineté des données.
Certaines plateformes partenaires d’AGICE pour la facture électronique sont hébergées en SecNumCloud, garantissant un très haut niveau de sécurité.

Smart Data (traçabilité des plis)

Ensemble des données collectées et exploitées pour suivre précisément les courriers : comptage des plis, photo de chaque enveloppe, codes de suivi, historisation des étapes de production et d’envoi.
AGICE utilise ces Smart Data pour offrir une traçabilité complète de vos envois et des reportings détaillés.

T

Traçabilité (des documents / plis)

Capacité à suivre chaque document ou pli tout au long de son cycle de vie (production, envoi, distribution, archivage), grâce à des identifiants uniques, des scans, des journaux d’événements et des rapports.
La traçabilité est un enjeu central pour les secteurs réglementés couverts par les expertises métiers d’AGICE.

W

Web service / API

Interface technique permettant à deux logiciels de communiquer automatiquement entre eux pour déposer, récupérer ou consulter des documents et des données de facturation (statuts, accusés, archives…).
Les plateformes partenaires d’AGICE proposent des API pour s’intégrer simplement à vos ERP, logiciels métiers et outils comptables.